Kongress planen – So klappt die Organisation

Oktober 1, 2022 Aus Von finance-always

Bei der Organisation von Kongressen gibt es viel zu bedenken, eine präzise Planung ist daher unbedingt notwendig. Im Gegenteil zu Konferenzen handelt es sich bei Kongressen meist um mehrtägige Veranstaltungen. Der Organisationsumfang ist daher auch deutlich größer als bei einer Tagung oder Konferenz. Idealerweise beginnt man schon mindestens fünf Monate im Voraus mit der Planung des Kongresses. Damit alle wichtigen Details bedacht werden, empfiehlt es sich, eine Checkliste zum Abhaken anzufertigen.

Ziel und Termin festlegen

Womit beginnt man am besten bei der Planung eines großen Kongresses? Zunächst ist das Ziel festzulegen. Kongresse dienen in der Regel der Weiterbildung und gleichzeitig auch der Zusammenkunft vieler Gleichgesinnter. Meistens finden verschiedene Fachvorträge und Diskussionen statt. Doch auch regenerative Aktivitäten sind einzuplanen – damit die Teilnehmer sich erholen und Gelerntes verarbeiten können. Im nächsten Schritt sind ein Termin und ein geeigneter Kongressort zu finden. Hierbei sollten das zur Verfügung stehende Budget, die Teilnehmerzahl und die Verkehrsanbindung auf jeden Fall berücksichtigt werden.

Ablauf planen und Ausstattung organisieren

Zum wichtigsten Teil eines Kongresses gehört eine genaue Planung des Ablaufs. Welche Referenten möchte man einladen? Soll es Workshops und Podiumsdiskussionen geben? Zwischen dem Programm sind genügend Pausen einzuplanen und auch die Ausstattung der Räumlichkeiten spielt eine wichtige Rolle. Hierzu zählen unter anderem technische Geräte, Bestuhlung und Dekoration. Eine Blumenwand mieten kann man zum Beispiel bei https://www.eventdeko-for-rent.de/Hintergrunddeko. Blumenwände eignen sich nicht nur für Hochzeitsmessen, sie verleihen jedem Event einen besonderen Charakter. Des Weiteren ist ein Caterer zu finden, der alle Teilnehmer und Referenten mit Getränken und Speisen versorgt. Eventuell sind auch Dolmetscher und Moderatoren zu engagieren.

Einladungen verschicken und Vermarktung

Einladungen lassen sich heutzutage unkompliziert per E-Mail verschicken, ein ansprechend gestaltete, schriftliche Einladung wirkt allerdings oftmals persönlicher. Neben persönlichen Einladungen sollte man zudem in den sozialen Medien, Fachblogs und Fachmagazinen für den Kongress werben. Selbstverständlich sind auch die Redner einzuladen, denn ohne zuverlässige Zusage können auch die Einladungen für die Teilnehmer nicht versendet werden.

Finanzierung und Sponsoring

Für die Finanzierung von Kongressen und Tagungen wird meistens eine Teilnehmerpauschale erhoben. Allerdings reicht diese oft nicht aus, daher sollte man sich auf die Suche nach Sponsoren begeben. Einschlägige Forschungsgemeinschaften und Stiftungen unterstützen Kongresse meist gern. Im Gegenzug bekommen die Sponsoren die Möglichkeit, ihre Slogans und Logos auf Kongressmaterialien zu platzieren. Dadurch können sie neue Kunden anwerben und Marken und Unternehmen präsentieren.